Immer wieder und auch gerne - mit euch!

Für das Orgateam gab es viele Sonnenseiten und auch ein paar kleine Schatten.
Wir möchten euch ein wenig hinter die Kulissen schauen lassen:

Die Idee eines jahrgangsübergreifenden Abitreffens wurde zwei Jahre vor der Veranstaltung ins Leben gerufen – genug Zeit für eine große Party. Sehr schnell gab es Begeisterung und Unterstützung. Nach den ersten Wochen hatten wir bereits 30 helfende Hände aus verschiedensten Jahrgängen und waren guter Dinge, dass wir eine herausragende Feier auf die Beine stellen würden.

Nur einmal und an dieser Stelle möchten wir unser großes Bedauern ausdrücken, dass ein Zusammenwirken mit dem Gymnasium Ernestinum nicht möglich war. Wie schön hätte es sein können – vielleicht mit einer Schulführung im Vorfeld oder einem Sektempfang im Pausenhof? Kommunikation und Ton waren für uns ein herber Rückschlag. Gleichzeitig möchten wir uns beim Verein der Freunde und Förderer sowie beim Elternbeirat für die Unterstützung bedanken.

Unser größtes Problem bei der Organisation: alle Ehemaligen zu erreichen. Mit Schulabgängern, Hinzu- und Weggezogenen waren es immerhin ca. 1.000 Schüler in den zehn Jahrgängen, die gefunden werden mussten. Durch Mund-zu-Mund-Propaganda, soziale Medien, unsere Website, Radio und Zeitung konnten wir immerhin gut 200 Leute dazu bewegen, mitzufeiern. Man ist ja im ersten Moment immer etwas skeptisch, ob sich die teils weite Anreise und der Eintritt lohnen. Beim nächsten Mal müssen wir das sicher nicht mehr in Frage stellen und hoffen auf noch mehr Ehemalige.

Zurück zum Orgateam: Wie es immer so ist, wird aus den 30 Helfern schnell ein harter Kern. Wir hatten das Glück, dass jeder etwas konnte, was der Sache sehr gutgetan hat – Technik, Orga, Buchhaltung, Vereinsgründung, Catering … Wir konnten uns aufeinander verlassen und auch wenn zwischendurch einmal die Funken geflogen sind, waren wir ein großartiges Team!
Mit der Alten Pakethalle hatten wir nicht nur eine frisch sanierte Location, sondern auch eine starke Unterstützung hinter den Kulissen. Auch hier nochmals ein großes Dankeschön an die Schader Veranstaltungstechnik. Ohne euch wäre es optisch nicht so atemberaubend geworden.

August 2024 – noch gut zwei Monate bis zur Party und nur eine überschaubare Anzahl an Anmeldungen. „Macht euch keine Gedanken – die meisten buchen immer erst kurz davor!“ Normalerweise kein Problem. Für unsere kleine Gruppe im Orgateam war das aber nur ein schwacher Trost. All die Mühe – und dann keine Besucher und ein riesiges Minus? Spenden wollten wir doch auf jeden Fall!
Letztendlich kamen die Buchungen doch noch über eTicket. Es gab Spenden, und unsere Veranstaltung ging – wenn auch knapp – bei 0 € auf. Finanziell also eine Punktlandung. Auf- und Abbau liefen Hand in Hand, und es gab neben dem Orgateam immerhin vier (!) Freiwillige, die uns unterstützt haben.

Der Abend selbst war besser, als wir es uns erhofft hatten. In Windeseile entstand eine Stimmung voller glücklicher Menschen. Es gab einen jahrgangsübergreifenden Mix – genau so, wie wir es uns gewünscht hatten. Spendengala, Charing Cross und die anschließende Feier liefen wunderbar und reibungslos – auch wenn niemand Wein wollte und wir am Abend noch ein Auto voller Bierfässer organisieren mussten.

Diese Stimmung und dieses Gemeinschaftsgefühl möchten wir wieder erleben. Vieles wäre beim nächsten Mal einfacher und schneller zu organisieren. Und wir hoffen, noch mehr Leute wiederzutreffen.

Was würden wir anders machen:
Auch wenn es reibungslos lief, würden wir die Zusatzkosten von ticket2go einsparen und die Bezahlung künftig über Überweisung abwickeln.
Alle hatten enormen Redebedarf. Deshalb würden wir das Rahmenprogramm etwas kürzen, um euch mehr Zeit für Gespräche zu geben.
Wir brauchen eindeutig mehr Bier 😉

Was wir uns von euch wünschen:
Bitte bucht nicht erst wenige Wochen oder gar Tage vor der Veranstaltung!
Klingt banal, ist für uns aber wirklich schwierig: Im Zweifel bucht und kommt nicht – euer Eintritt wird dann direkt als Spende an unsere nächsten Projekte weitergegeben. Für unsere Planung ist das aber ein echter Killer!

Helft uns, eure ehemaligen Klassenkameraden zu finden!
Macht euch aktiv auf die Suche und weist sie auf unsere Website hin. Eine kurze E-Mail reicht uns, und wir können alle Infos weitergeben. Schreibt uns möglichst auch, wenn jemand nicht kommen will – sonst machen sich alle auf die Suche, und am Ende war es umsonst.

Auf- und Abbau
Über ein paar mehr helfende Hände würden wir uns am Vortag und am Tag danach sehr freuen. Eine Stunde kurz helfen macht uns die Arbeit leichter und kann im Team sogar Spaß machen.

Feedback
Gebt uns eine Rückmeldung zur Veranstaltung: Was war gut, was können wir besser machen? Wir sind keine Konzertveranstalter, sondern Ernestiner – und ihr auch!

Wir danken euch für die wahnsinnig tolle Stimmung 2024 und freuen uns auf ein Wiedersehen 2027!

Euer Orgateam

Catrin Brückner
Christof Frank
Florian Heymann
Thorsten Hopf
Christian Horneber
Steffi Knoch
Markus Lesch
Sandy Marpert
Sven Stephan
Nicole Zenker